In diesem Format beleuchten wir reale Lessons-Learned-Fälle aus unserem Projektfundus und dem Logistik- und SCM-Kosmos. Wir zeigen die Ausgangslage, den Umsetzungsansatz beziehungsweise die Lösung sowie die konkreten Maßnahmen.
In der letzten Edition haben wir gezeigt, wie eine systematische Frachtkostenanalyse die Verhandlungsposition verändert. Diese Woche gehen wir einen Schritt weiter: Wenn die Frachtdienstleister-Strategie steht, kommt die nächste Frage — wie wird tagesoperativ disponiert? Manuell, mit hohem Aufwand und Bauchgefühl-Komponente? Oder systemgestützt mit Optimierungsalgorithmen? Wir zeigen eine reale Einführung einer TMS-Software bei einem Hersteller mit komplexen Transportanforderungen — und warum die Software allein nicht reicht.
Ausgangslage: Dezentrale Disposition, manueller Aufwand, keine Skalierbarkeit
Der Auftraggeber betreibt eine eigene Fahrzeugflotte für die Lieferung und Montage spezifischer Produkte. Vier Standorte, dezentrale Disposition an jedem Standort. Tagesaktuelle Planung erforderte hohen manuellen Aufwand bei jedem Disponenten. Restriktionsprüfungen — etwa welche Genehmigungen, Zulassungen und Sondergenehmigungen für welche Strecken erforderlich sind — wurden manuell durchgeführt, mit der Gefahr menschlicher Fehler.
Drei strukturelle Probleme:
Erstens — keine integrierte digitale Planungslösung. Die Disponenten arbeiteten mit Excel, Papierkalendern und ERP-Ausdrucken. Die Übergabe zwischen Schichten oder bei Krankheit war fragil.
Zweitens — uneinheitliche Datenstände bei Auftragseingang. Vertrieb erfasste in einem System, Disposition in einem anderen, Telematik wieder in einem dritten. Datenkonsistenz war Tagesarbeit, nicht Voraussetzung.
Drittens — hohe Komplexität bei Restriktionsprüfung. Produktindividualität (kundenspezifische Spezifikationen) plus Fahrzeugkompatibilität plus regionale Restriktionen (Mautstrecken, Innenstadt-Sperrzonen, Genehmigungen für Sondertransporte) ergeben eine Kombinationsmatrix, die manuell nicht mehr beherrschbar ist.
Die Frage, die das Projekt entscheidend gemacht hat: Wie reduzieren wir Logistikkosten durch operative und dynamische Tourenplanung — bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und Standardisierung der Dispositionsprozesse über alle Standorte?
Umsetzungsansatz: Vier Phasen, iterativ ausgeführt
Das Projekt folgte einem vierphasigen Modell mit agilem Rollout in zwei Ausbaustufen. Der entscheidende Unterschied zu klassischen IT-Einführungen: Die Disponenten als Endanwender wurden von Beginn an einbezogen — nicht erst beim Go-Live.
Phase 1 — Initialisierung mit Anforderungsprofil: Kick-off-Workshop, Stakeholder-Mapping, Datenquellen-Analyse. SAP, OptiTool, AS400, Geoserver — die Datenlandschaft wurde komplett erfasst, bevor über Funktionalitäten gesprochen wurde. Das Anforderungsprofil bildete sich nicht aus IT-Lasten, sondern aus operativen Pain Points der Disponenten.
Phase 2 — Integration: Schnittstellenerstellung CSV/XML, Datenmapping zwischen Quellsystemen und TMS, Einrichtung der Telematik-Hardware (Black-Box-Geräte für die Fahrzeuge, mobile Endgeräte für die Fahrer). Die Wahl der Schnittstellen war pragmatisch: CSV/XML sind keine Hochglanz-API-Konzepte, aber sie funktionieren mit jedem Bestandssystem.
Phase 3 — Inbetriebnahme und Schulung: Installation TMS, Konfiguration OptiTool, Konfiguration der Restriktionsregeln, Pilot-Training der Disponenten. Hier zeigte sich der Wert der frühen Einbindung: Die Disponenten fanden Konfigurationsfehler, die in einem reinen IT-Test nie aufgefallen wären.
Phase 4 — Go-Live und Stabilisierung: Schulung der Endanwender breit ausgerollt, Live-Monitoring eingerichtet, Eskalationsprozesse aktiviert. Stabilisierung dauerte länger als ursprünglich geplant — wie in fast allen TMS-Einführungen.
Lösung: Was die Software-Einführung konkret verändert hat
Standardisierung der Dispositionsprozesse über alle Standorte. Was vorher von Disponent zu Disponent unterschiedlich gehandhabt wurde — Routing-Logik, Reihenfolge der Aufträge, Umgang mit Sonderfällen — folgte jetzt einer einheitlichen Logik. Personalwechsel oder Krankheitsvertretungen wurden weniger riskant.
Automatisierte Restriktionsprüfung. Genehmigungen, Zulassungen, Sperrzeiten, Maut — alles in der Software hinterlegt. Der Disponent prüft nicht mehr manuell, ob ein Transport zulässig ist; das System verhindert unzulässige Kombinationen bereits in der Planung. Fehlerquote sinkt deutlich.
Dynamische Optimierung statt statischer Planung. Bei kurzfristigen Änderungen — neue Aufträge, Stornierungen, Fahrzeugausfälle — wurden Touren nicht mehr per Hand neu durchdacht, sondern vom System neu berechnet. Mit Vorschlägen zur Verdichtung, die manuell oft übersehen worden wären.
Telematik-Anbindung als Datenrückkanal. Was tatsächlich gefahren wurde, wurde dokumentiert. Plan-Ist-Abweichungen sichtbar, Fahrzeiten realistisch in die Nachplanung einfließend, Routing-Modelle datenbasiert verbessert. Das Optimierungstool wird damit über die Zeit besser.
Maßnahmen: Best Practices für Ihre TMS-Einführung
Anforderungsprofil aus operativen Pain Points entwickeln: Nicht „Was kann die Software?“, sondern „Was nervt unsere Disponenten täglich?“. Ein Pflichtenheft, das aus Endanwender-Schmerzen entsteht, führt zu einem nutzbaren System.
Disponenten von Phase 1 einbinden: Wer ein TMS einführt, ohne die Endanwender ab dem Kick-off einzubeziehen, baut ein System, das nach Go-Live umgangen wird. Die Workarounds sind dann der eigentliche Prozess.
Datenqualität vor Funktionsumfang: Heterogene Datenquellen (verschiedene ERPs, Telematik, manuelle Listen) müssen zuerst harmonisiert werden. Die Software ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet — und das gilt 2026 nach wie vor.
Modularer Rollout statt Big Bang: Zwei Ausbaustufen sind kein Zeichen von Schwäche, sondern Risikomanagement. Phase 1 mit Kernfunktionen, Phase 2 mit erweiterten Modulen. Wer alles auf einmal will, riskiert ein gescheitertes Projekt.
Offene Kartenplattformen bevorzugen: OpenStreetMap statt proprietärer Geo-Datenbanken — flexibler in der Pflege, unabhängiger von Anbieterlock-in, ausreichend in der Datenqualität für die meisten Disposition-Use-Cases.
Notification-Mechanismus für Auftragänderungen einbauen: Manuelle Disposition lebt von der mündlichen Kommunikation zwischen Vertrieb und Logistik. Bei systemgestützter Disposition muss dieser Kanal digital nachgebaut werden — sonst entstehen Lücken, die die Optimierung gefährden.
Change Management gehört in das Projektbudget: Zentralisierung der Disposition erfordert Veränderungen in Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer das als IT-Projekt behandelt, übersieht 80% der echten Arbeit.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
1. Wie viele Disponenten arbeiten in Ihrem Unternehmen aktuell mit Excel oder Papierlisten als Hauptwerkzeug — statt mit einem integrierten TMS? Die Frage ist nicht polemisch, sondern operativ relevant: Excel skaliert nicht.
2. Können Sie für jede Tour, die heute losfährt, eindeutig sagen, welche Restriktionen geprüft wurden und wer die Verantwortung dafür trägt? Falls die Antwort „der Disponent macht das aus dem Gedächtnis“ lautet, haben Sie ein Compliance- und Personalrisiko in einer Person.
3. Wie hoch ist der Anteil dynamischer Re-Planung in Ihrer Disposition — also das Anpassen von Touren während des Tages bei Änderungen? Wenn Re-Planung weniger als 10% der Touren betrifft, optimieren Sie wahrscheinlich nicht — Sie planen einmalig und hoffen, dass die Realität es einhält.
In der nächsten Edition starten wir eine neue zweiteilige Storyline zur Bestandsoptimierung: Wie ein global aufgestellter Hersteller seine Nulldreher- und Überbestandsproblematik in den internationalen Lagern strukturell angegangen ist — und welche zwei Schritte den größten Hebel hatten.
Anonymisierter Projektfall aus dem SCM-Projektfundus.